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Municipios de Granada al día

Curso especializado de diseño y simplificación de procesos administrativos

Formación virtual

Del 22 de abril al 30 de junio de 2022

Esta actividad ha finalizado.
Esta actividad formativa está dirigida exclusivamente a alumnos y alumnas de la provincia de Granada.
Modalidad
Formación virtual
Profesorado
Joan Carles Faus Mascarell
Pere Joan Guiu Rius
Introducción

Internet ha cambiado el mundo. No hay vuelta atrás. La Ley de procedimiento administrativo obliga a las Administraciones Públicas a actuar por medios electrónicos, y también las instituciones y empresas privadas. La transformación digital es imparable, está en la agenda política y en las exigencias de la ciudadanía para una mejor respuesta a sus necesidades. Consecuentemente, la transformación digital no significa (solo) que pasemos a PDF nuestros clásicos documentos en papel y perpetuar de forma electrónica una forma de trabajar anacrónica de una Administración rígida y burocrática. Debemos simplificar procedimientos y agilizar trámites, re-diseñar servicios de valor para la ciudadanía, inventar una nueva forma de proceder acorde con las ventajas de la tecnología actual y las necesidades de la sociedad del conocimiento.

Simplificar la Administración Pública pasa por repensar radicalmente nuestros procesos de trabajo, los procedimientos administrativos. El curso pretende alinearse con la obligación normativa (Ley 39/2015, de 1 de octubre, LPACAP) y ser una herramienta útil para simplificar la tramitación electrónica, reducir cargas burocráticas y dinamizar la automatización de los procedimientos administrativos.

Utilizaremos la metodología Administrative Process Study (APS)para adquirir los conocimientos y las competencias necesarias para diseñar procesos y resolver de forma sistemática los principales problemas de la actividad administrativa de forma eficiente, documentando la actividad pública con la formación de expedientes válidos, confiables y automatizables.

Asimismo, utilizando el conceptoLearnbydoing (aprender practicando) se capacitará al alumnado para resolver con éxito distintas problemáticas en diferentes escenarios, con independencia del desarrollo tecnológico y las soluciones TIC adoptadas en cada organización.

El alumnado del Curso Avanzado de Diseño y Simplificación de Procesos Administrativos además de adquirir conocimientos técnicos de la APS de forma gradual y práctica, afrontará la realización de un proyecto individual inédito de diseño y simplificación propio de su organización que defenderá públicamente con el objetivo de profundizar y compartir el aprendizaje con el resto de participantes.

El perfil al que se dirige el curso son técnicos de gestión de la información, de organización, informáticos, gestores administrativos, mandos y directivos, gestores de documentos, archiveros, documentalistas, responsables de calidad y procesos, así como personal implicado en la transformación digital de empresas y administraciones.

Destinatarios

Cargos electos, directivos, funcionarios con habilitación de carácter nacional y empleados públicos de las entidades locales con titulación superior, media o asimilada, que tengan a su cargo funciones relacionadas con la materia objeto de la actividad formativa, de entidades locales de la Provincia de Granada.

Objetivos

1. Contextualizar la producción documental en el actual proceso de transformación digital y de gobierno abierto.

2. Identificar productos y servicios administrativos, responsables de gestión, unidades de trabajo, proveedores y clientes, desde una óptica transversal orientada a procesos.

3. Sistematizar pautas y aprender técnicas para analizar, identificar y proponer mejoras en la tramitación administrativa, suprimiendo cargas burocráticas a los usuarios y agilizando los trámites internos.

4. Mediante la metodología operativa Administrative Process Study (APS), diseñar y mejorar los circuitos administrativos y la secuencia documental de los procedimientos, reconocer itinerarios críticos, documentos innecesarios e informaciones redundantes.

5. Optimizar circuitos administrativos preservando su validez y legalidad jurídica, y con adecuación a la tecnología actual disponible.

6. Rediseñar los procesos orientados a su óptima informatización. Normalización y diseño de documentos nativos digitales.

7. Vincular la gestión documental con la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.

8. Esbozo de una gestión documental orientada a datos, cambiando la cultura de trabajo anclada en el clásico documento-objeto hacía la toma de decisiones en un modelo basado en el uso intensivo de la información.

Contenidos

Unidad didáctica I: la producción administrativa. enfoque por procesos

1. Introducción

2. Transformación digital: tecnología, procesos, documentos

3. La producción administrativa

3.1. Datos, información y soporte

3.2. La información como materia de trabajo

3.3. Proveedores y clientes

3.4. Catálogo de productos y servicios

4. Sistematización del trabajo administrativo

Unidad didáctica II: sistematización de procesos con la APS (I)

1. Procesos y circuitos administrativos

1.1. Enfoque por procesos

1.2. Los circuitos de un proceso

2. Metodología Administrative Process Study (APS)

2.1. Introducción a las técnicas de diseño de procesos

2.2. Pasos a seguir en la APS

2.3. Caso Carrascal: Actores y documentos

Unidad didáctica III: sistematización de procesos con la APS (II)

1. APS: Manual del procedimiento

2. Diagramación de procesos

2.1. Grafía compleja de circuitos administrativos

2.2. Diagrama de Estructura del Proceso (DEP)

3. Ejemplos prácticos de procesos con la APS

Unidad didáctica IV: rediseño y simplificación de procesos administrativos

1. Selección y priorización de procesos

2. Reingeniería de procesos. Concepto y pautas técnicas

3. Rediseño de procesos. Trabajo desde el diagrama de estructura del proceso (DEP)

4. Aprobación corporativa e implementación

5. Impacto de la simplificación documental. Resultados y reflexiones

Unidad didáctica V: normalización y análisis de la información

1. Estructura y normalización documental

2. Análisis de la información del proceso

2.1. Variables de un documento: enfoque individual

2.2. Diccionario de Variables de Información

2.3. Variables autóctonas y repetidas: enfoque secuencial

3. Introducción a la datificación de procesos

3.1. Construcción dinámica de la matriz de variables del proceso

3.2. Mapa informacional de la organización

Unidad didáctica VI : procedimiento electrónico. preparación de proyectos

1. APS: Hoja de ruta de la tramitación electrónica

1.1. Actores, procesos y evidencias

1.2. Expediente administrativo electrónico

2. Preparación de proyectos individuales

2.1. Contenido y estructura de los proyectos. Ejemplos

2.2. Pautas técnicas y recomendaciones

3. Síntesis de contenidos técnicos y dudas del alumnado

Unidad didáctica VII: elaboración del proyecto individual (I)

El alumnado dispondrá de dos semanas (unidades VII y VIII) para la elaboración de un proyecto individual con la metodología APS de un proceso propio de su organización.

Presentación parcial del proyecto: Identificación, Inicio y final, óptica del proceso, Circuitos administrativos y grafía global del proceso, redacción del manual del proceso en sus primeros circuitos. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica VIII: elaboración del proyecto individual (II)

Continuación de la elaboración del proyecto y presentación completa del proyecto según la pauta técnica de la APS: Identificación, óptica y responsables, circuitos administrativos y grafía, manual del proceso, lista de referencias documentales, grafía del DEP, resumen de la problemática y posibles mejoras. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica IX: defensa del proyecto. Aprendizaje compartido

Defensa del proyecto individual. Sesiones de video-clase en línea para la defensa y puesta en común de los diferentes proyectos con la participación de todo el alumnado. Este aprendizaje compartido para solucionar problemas reales capacitará el alumnado para resolver cualquier proceso en diferentes escenarios organizativos, con independencia del nivel tecnológico o la actividad concreta del departamento u organización a la que pertenezcan. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica X: propuesta de rediseño y simplificación

Durante la última semana el alumnado revisará y presentará una propuesta de rediseño y simplificación de su proyecto individual con nuevo DEP del proceso, resumen de las mejoras y principales indicadores del impacto del rediseño. Presentación pública en vídeo-clase y puesta en común del rediseño. Orientación técnica del profesorado.

Precio
Gratuito
Duración
100 horas.
Convocatoria oficial
Resolución del Vicepresidente del CEMCI de 11 de marzo de 2022 (Boletín Oficial de la Provincia de Granada número 54, de 21 de marzo de 2022)
Ver teléfonos